In de loop der jaren hebben we veel SharePoint implementaties geleid met ProcessDelight. De belangrijkste problemen waar onze klanten mee te maken hadden waren gerelateerd aan document management: het opslaan, delen en terugvinden van bestanden. Wij zijn ervan overtuigd dat SharePoint een geweldige tool is voor document management, mits het correct wordt gebruikt!
Sommige mensen zijn het misschien niet eens met ons standpunt, maar wij geloven dat het gebruik van mappen in SharePoint een slechte praktijk is. Als u mappen in SharePoint gebruikt, gebruikt u een zeer dure netwerkschijf, die u moet onderhouden en waarvoor u licenties moet betalen!
1. Bestanden Dupliceren
Mappen laten u toe om bestanden te kopiëren en op te slaan op verschillende locaties. Riskant als je niet wilt dat gebruikers verschillende versies van één document rondsturen.
2. Gegevensintegriteit
Wanneer gebruikers mappen mogen aanmaken, is de kans groot dat u problemen krijgt met de integriteit van gegevens (bv. verkeerd gespelde bedrijfsnaam of een andere spelling door het weglaten van ‘de’ in de naam). Dit leidt tot tijdverlies bij het zoeken naar documenten waarvan u denkt dat ze een andere naam hebben en kan zelfs leiden tot duplicaties omdat gebruikers denken dat het document niet bestaat, omdat het een andere naam heeft.
3. Submappen
Te veel submappen hebben de neiging om bestanden te verbergen, waardoor het moeilijk en tijdrovend wordt om bepaalde documenten te vinden. Het maakt ook de structuur van uw documentatie ingewikkelder.
4. Moeilijk te veranderen
Een mappenstructuur is statisch en dus zeer moeilijk te veranderen terwijl uw organisatie voortdurend verandert en evolueert.
5. Sorteren en filteren
Een mappenstructuur biedt niet de mogelijkheid om alle bestanden te filteren en te sorteren omdat ze opgesplitst zijn in mappen en submappen. Gebruikers kunnen alleen filteren in de specifieke map waarin ze zich bevinden, submappen niet.
6. Bruikbaarheid
De enige die precies weet hoe de geneste mappenstructuur is opgebouwd, is degene die de structuur heeft opgebouwd (gebruikers weten bijvoorbeeld niet hoeveel submappen een map heeft, tenzij ze zeer vertrouwd zijn met de structuur).
7. Eén gezichtspunt
Met mappen kun je de documenten in die map slechts op één specifieke manier bekijken, namelijk op de map-manier. Met metadata, daarentegen, kan je veel verschillende soorten uitzichten creëren, gebaseerd op de eigenschappen die je aan deze documenten hebt toegevoegd (bv. organiseren per project, per klant, per datum,…).
8. Gelimiteerde URL’s in SharePoint
SharePoint voegt de naam van mappen en submappen toe aan de URL De URL limiet in Sharepoint is 260 karakters, dus als je te veel submappen aanmaakt kan je tegen een probleem aanlopen.
Dus, wat is de beste manier om documenten op te slaan in SharePoint?
Het antwoord is eenvoudig! U gebruikt metadata om uw documenten op te slaan. Tag uw documenten met specifieke trefwoorden en het is klaar. U hoeft zich geen zorgen te maken over een complexe structuur, te veel submappen of het verliezen van bestanden.
