Alles over DMS

Wat is een Document Management Systeem of DMS?

Steeds meer bedrijven werken paperless. De tijd van archiefkasten vol dossiers en mappen is voor veel bedrijven en organisaties ondertussen verleden tijd.
Alhoewel. Toen we een jaar geleden bijna allemaal verplicht werden om van thuis uit te werken waren velen hier niet op voorbereid.

Zij die met lokale computersystemen werkten ondervonden snel problemen. Want hoe konden de medewerkers van thuis uit werken wanneer alles op een lokale server stond of in archiefkasten?
Hadden ze met een documentmanagementsysteem (DMS) gewerkt, dan konden ze perfect schakelen.

Een DMS beheert alle documenten en informatie op één systeem in de cloud waarop iedereen van dezelfde organisatie van waar ook ter wereld kan inloggen.  Alle documenten die overal in mapjes op de computer en in archiefkasten stonden, zijn nu digitaal opgeslagen in één database. Iedereen beschikt over de juiste actuele en goedgekeurde documenten.

De hoeveelheid data binnen een bedrijf groeit nl. iedere dag. Zonder een digitaal opslagsysteem voor data bent u als bedrijf snel de grip op de documentenstroom kwijt.
Dat een DMS aan populariteit wint, is dus een logisch gevolg.

Wat zijn de voordelen van een Document Management Systeem?

Eén centrale bron voor informatie

Een DMS beheert, centraliseert, structureert en stroomlijnt alle informatie van een organisatie.
Alle informatie ligt binnen handbereik, waar de gebruiker zich ook bevindt.
De opstart neemt misschien wat tijd in beslag maar nadien wou u dat u al eerder was gestart.

Eenvoudig alles terug te vinden

Door metadata te koppelen aan iedere file in het systeem, vindt iedereen snel alles terug. Geen mappenstructuur waar u door het bos de bomen niet ziet.
Wel bestanden geklasseerd volgens auteur, naam, omschrijving, datum, categorie, status …
U kiest op welke manier u een document opzoekt.
Gebrek aan structuur kost een organisatie handenvol geld. Door efficiënt te werken boekt u tijdwinst: niet meer wachten op de reactie op een doorgestuurd document, geen lange zoektocht naar de juiste documenten.

Altijd de meest actuele versie

Waneer een document regelmatig wordt aangepast, kunnen lezers de verschillende versies gemakkelijk vergelijken, de meest actuele versie aanpassen (indien rechten hiervoor) of terugzetten naar een vorige versie.
Het vermindert ook de kans op fouten omdat iedereen gegarandeerd in de laatste versie werkt.
Oudere versies hoeven niet meer in aparte documenten bewaard worden. Ook de opslagruimte op de server of in de cloud wordt zo beperkt.

Status van het document

Met een DMS kan u documenten naar verschillende personen sturen die hier een bepaalde status aan koppelen. Aan de hand van die status weet de lezer of een document bijvoorbeeld nog in ontwikkeling is, nog wacht op goedkeuring of definitief is.
Met dit systeem is het ook eenvoudig om een workflow vast te leggen. Iedereen weet wanneer ze een handeling moeten verrichten. Samenwerken wordt efficiënt en eenvoudig.

Geavanceerde zoekfuntie

Het doel van een DMS is dat iedere medewerker in maximum 2 keer klikken de juiste en meest recente documentatie kan vinden om zijn taken snel en goed uit te voeren.
Zonder een slim documentmanagementsysteem is het zoeken naar een specifiek document of dossier een tijdrovende en intensieve bezigheid.

Beheer van machtigingen

Een documentmanagementsysteem laat ook toe om rechten toe te kennen aan de verschillende gebruikers. U kiest wie wat kan doen: aanpassen, raadplegen, goedkeuren.
Dat doet u door de autorisatie te bepalen.

Alle type bestanden mogelijk

In een documentmanagementsysteem kan u alle soorten files kwijt: pdf, Powerpoint, Word, Excel, CAD, video, e-mails … Het is een hulpmiddel om processen rondom documenten eenvoudig en efficiënt te beheren. Enkel zo behoudt u het overzicht en kan u het versiebeheer volgen.

Integratie met andere applicaties

Bijna ieder Document Management Systeem kan u integreren met andere applicaties zoals ERP, HRM, CRM of een boekhoudpakket. U voert gegevens op één plek in en de andere applicaties nemen de informatie over. Van een efficiënt databeheer gesproken.

Werken vanop afstand of van thuis uit was nog nooit zo eenvoudig.
Zonder fysiek contact en zelfs zonder over en weer e-mailen ziet een teamlid wie waar mee bezig is.
Productief en efficiënt.

Hoe kiest u het gepaste DMS-platform en de juiste leverancier?

Bepaal zelf de functionaliteit

Bedenk eerst wat u allemaal zoekt in een DMS.
Is het enkel een digitaal archief?
Wie moet hier gebruik van maken?
Is de te verwerken informatie beperkt of net heel uitgebreid?
Het is beter te vertrekken vanuit de nood van uw bedrijf dan vanuit bestaande pakketten.

Verken de markt

Wat kunnen de pakketten die u op de markt vindt en in hoeverre komt dit overeen met wat uw bedrijf nodig heeft?
Op deze manier maakt u al een eerste selectie.

Kies een degelijke leverancier

Er zijn heel wat aanbieders van DMS. Wees hier heel kritisch in, want weet dat je heel waarschijnlijk na de installatie en implementatie nog beroep op hem zal moeten doen.
Hoe zit het met de ondersteuning en de service? Is dat 24/7 of eerder beperkt?
Is de support in het Nederlands?
Kan u overstappen naar een andere leverancier?
En vooral, kan u referenties checken?

Vraag een demoversie aan

Een DMS moet echt passen bij uw bedrijfsvoering.
Klopt het systeem?
Is de route die het systeem volgt logisch?
Is de lay-out overzichtelijk? Vindt u alle functies terug die u wenst? Vraag om een testversie en laat enkele van uw medewerkers het document management systeem aan den lijve ondervinden.

De markt van DMS is heel concurrerend en volgens veel leveranciers is alles mogelijk wat vaak nadien niet het geval blijkt.

ProcessDelight is gespecialiseerd in het optimaliseren van digitale werkplekken. Zowel grote multinationals als kleine nichespelers deden al beroep op onze diensten.
Wij luisteren naar wat uw bedrijf nodig heeft om vlot te functioneren en zetten uw eisen om naar duurzame oplossingen. Neem vrijblijvend contact op en leer ons al wat beter kennen.

 

Deel dit artikel

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Ook interessant