Bestanden delen met externen
De kans is reëel dat jouw bedrijf informatie uitwisselt met andere partijen.
Hoe maximaliseer je de mogelijkheden en hoe beperk je de risico’s?
Waarom een External Portal?
Het meest aangewezen systeem om bestanden te delen is door gebruik te maken van een external portal. Een portal is een externe website waarop men verder kan surfen. Dankzij een portal kan je als organisatie een duidelijk overzicht bewaren aan wie je informatie deelt, welke informatie je deelt en wat andere partijen met deze informatie kunnen doen.
Vaak kampen ondernemingen zonder portals met deze problemen:
- Te veel authorisatie voor kleine taken
- Na verloop van tijd beschikken partijen nog steeds over rechten
- Geen zicht op wie toegang heeft tot bepaalde documenten
- Problemen met versiebeheer
Als dit slechts één keer gebeurt, vormt dit geen groot probleem. Echter wanneer dit zich gedurende maanden of jaren opstapelt, kan dit problemen veroorzaken. Het duurt in deze gevallen niet lang vooraleer de organisatie geen zicht meer heeft op
- wie toegang heeft tot bepaalde documenten
- partijen die toegang hebben tot informatie die niet voor hen bedoeld is.
En nog meer happy klanten
Portal Werking
De portals die Processdelight creëert, zijn op maat van jouw organisatie gemaakt met als doel je de ideale functionaliteiten aan te bieden.
- In de portal zal er telkens een administrator aangesteld worden,
- Deze administrator heeft beschikking tot alle rechten en bestanden
- Via deze administrator kan je andere partijen toegang geven tot bestanden.
De bestanden die beschikbaar zijn in de portal worden via SharePoint geüpload
- De administrator kan verschillende partijen aanstellen (klanten, werknemers, leveranciers).
- De administrator kan rechten verlenen aan deze partijen (openen, downloaden, bewerken).
- De portal is echter ook interactief, dit betekent dat de andere partijen zelf bestanden kunnen uploaden indien je hun deze rechten verleent.
Dankzij de portal kan je alle informatie-uitwisseling tussen jouw organisatie en je stakeholders overzichtelijk in kaart brengen.
Inspiratie
We geven jou graag ideeën over de mogelijkheden van een extern portal.
Aanvraag portal
Zit je al langer met de vraag hoe je op een veilige en efficiënte manier documenten kan delen met externen? We bekijken samen hoe dit kan vertaald worden naar een geschikte oplossing.
Goede afspraken maken goede partners !
We maken een voorstel zodat je vooraf weet welk budget je hiervoor dient vrij te maken.
Hoe kan ik bestanden delen met externen op een veilige manier?
Afhankelijk van jouw organisatie zijn er verschillende kanalen die gebruikt kunnen worden.
De term externen omvat veel partijen. Het kan gaan van leveranciers, extern aangenomen werknemers, bedrijfspartners tot klanten. Je organisatie heeft hoogstwaarschijnlijk te maken met één van deze belanghebbenden waarmee je informatie wil uitwisselen.
Het is ook belangrijk dat iedereen in de organisatie op dezelfde manier informatie deelt. Je organisatie behoudt een overzicht over welke partij toegang heeft tot welke doucmenten. We kunnen er voor zorgen dat enkel goedgekeurde documenten gedeeld worden.
Dit is een belangrijke factor om het overzicht over de activiteiten in je bedrijf te bewaren. Enkel de juiste informatie komt in de handen van specifieke partijen.
Process Delight helpt je om je team digitaal comfort te bieden.
Met onze diepgaande expertise helpen we kleine en grote bedrijven hun administratieve processen succesvol te optimaliseren.
