Wat is een procesflow?

Proces Flow

Hoe beter de flow in een bedrijf is uitgewerkt, hoe beter het functioneert.
Maar wat is een flow?

Welke activiteit u met uw bedrijf ook uitoefent, u zal altijd een product of een dienst leveren.
Zonder plan werken is niet efficiënt.

Enkel wanneer alle stappen vastliggen, wanneer alle procedures uitgeschreven zijn, is uw bedrijf productief.

In een ideale situatie weet iedereen wat hij/zij moet doen, in welke volgorde en hoe mogelijke problemen moeten aangepakt worden.
Dit is interessant voor een productiebedrijf, maar evengoed voor een salesafdeling. Hoe brengt u bijvoorbeeld een lead naar een verkoop?

SharePoint

Een procesflow stap voor stap

De schematische weergave van de stappen die nodig zijn om een proces uit te voeren, noemen we een procesflow.


Dit schema geeft weer hoe een proces verloopt, welke afdelingen/personen er betrokken zijn en waar de risico’s en kansen liggen.
Evalueren en bijsturen is op deze manier eenvoudig omdat u snel inziet in welke schakel het fout liep.

Aan de opmaak van dit visueel document gaan enkele stappen aan vooraf

Verzamel alle informatie en identificeer alle betrokken

Analyseer uw bevindingen en ga het gesprek aan met alle betrokken partijen om te kijken welke stappen e nu (bewust of onbewust) gevolgd worden

Filter hieruit de verschillende processen

Houd het wel overzichtelijk en blijf binnen de scope of het proces dat u beschrijft.
Maak eventueel subprocessen aan.
Wees ook kritisch op de processtappen, te veel stappen maakt alles ingewikkelder.

Bepaal de input en output van het proces

Welke methodes worden er toegepast of moeten er toegepast worden om van de start naar het einddoel te geraken.

Werk de workfow uit

Bepaal alle stappen in het proces alsook de beslismomenten en de invloed die de beslissing op het proces heeft.

Maak de workflow visueel

Zorg voor een overzichtelijk schema.
Er is heel wat slimme software op de markt om het procesmanagement vorm te geven.

Koppel terug naar uw medewerkers

Bespreek de uitgewerkte flow met alle betrokken partijen.
Controleer of iedereen alle stappen begrepen heeft en weet in welk deel van het proces zij thuishoren.

Process Flow charts of processstroomdiagrammen

Proces flow

Een processtroom wordt vaak in diagrammen weergegeven, vooral in industriële bedrijven.
Het wordt gebruikt om een proces te documenteren of te verbeteren, of om een nieuw proces te modelleren.


Op de schema’s vindt u symbolen en notaties weer die het proces verduidelijken. Dat kan gaan van eenvoudige met de hand getekende schetsen tot professionele schema’s die met gespecialiseerde software gemaakt zijn.

Er bestaan standaardsymbolen en er is zelfs een ISO-norm voor symbolen, maar heel wat bedrijven gebruiken hun eigen tekens.


In de meeste tekstverwerkingsprogramma’s (o.a. Word) vindt u symbolen terug die u met één klik in uw schema kan invoegen.


Uiteraard zijn er ook gespecialiseerde softwareprogramma’s. Zij helpen u om een processtroomdiagram te maken en stellen een hele bibliotheek aan symbolen ter beschikking.

Heel wat organisaties hanteren vaste regels voor het gebruik van symbolen en de vorm van de uitwerking van het proces.
De stroomdiagrammen moeten immers voor iedere gebruiker duidelijk zijn.

Procesoptimalisatie interessant voor uw organisatie?

Processen opstellen is niet enkel noodzakelijk in een industriële context.
Ook dienstverlenende bedrijven hebben baat bij het uitschrijven van hun workflow.
Niet alleen geraken nieuwe werknemers sneller ingeburgerd, het vereenvoudigt de job van iedereen.

Een ander voordeel vindt u bij terugkerende taken.
Die worden vaak als saai ervaren terwijl computers een groot deel van deze taken kunnen overnemen.
Wanneer u eenvoudige repetitieve administratieve processen omzet in geautomatiseerde workflows, kan u zich meer concentreren op uw corebusiness.
De werklast vermindert en maar ook de werkingskosten.

Workflow

Process Delight en Procesoptimalisatie

Ja maar, allemaal goed en wel.
Hoe begin ik hieraan?

Dat is de vraag die ons vaak gesteld wordt wanneer we over procesoptimalisatie spreken.

Uiteraard hoeft u dit niet alleen uit te pluizen.

Daarvoor zijn er experten.
En laten we bij Process Delight hier nu echt bedreven in zijn.

Onze digital comfort providers zoeken tijdens een workshop samen met u naar de sterktes en de zwaktes van uw organisatie.

Waar kan u optimaliseren? Wat is een overbodige stap?

We voegen alles samen en zetten u op weg om de werking van uw organisatie efficiënter te maken.

Bij Process Delight bent u in goede handen.

Werkt u al met Office 365, maar nog niet niet voldoende vertrouwd met Power Apps?

Wilt u processen gaan opstellen in Power Automate en Dashboards opmaken in Power BI?

Deel dit artikel

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Ook interessant

Neem contact op met onze experts.