Wat is SharePoint en wat zijn de voordelen voor uw organisatie?

SharePoint

Wat is SharePoint en waarom is dit dé tool om succesvol samen te werken?

SharePoint is een schitterende oplossing voor ieder bedrijf dat wil inzetten op efficiënt werken.
Het is dé tool van Microsoft Office om informatie en data binnen een bedrijf te organiseren.

U kan informatie en documenten met SharePoint opslaan, bewerken en delen met medewerkers en zelfs met klanten. 

Het zorgt voor tijdwinst en gaat gegevensverlies tegen.

Microsoft SharePoint is op dit moment een van de krachtigste platformen voor documentmanagementsysteem of DMS en online samenwerken.
Met het programma maakt u een website waar uw documenten op een veilige locatie staan.
U hebt dus enkel een webbrowser nodig.

SharePoint

Wikipedia omschrijft het zo:
SharePoint is een platform van Microsoft dat dient als een raamwerk voor het opzetten van een website voor informatie-uitwisseling en online samenwerking binnen een groep of organisatie, zoals dat vaak op een intranet gebeurt.

Waarvoor kan u Sharepoint gebruiken?

Projectmanagement

Bibliotheken van documenten en lijsten maken

Webonderdelen toevoegen

Nieuws en updates delen met uw team

Bestanden terugvinden

Werkflow beheren

Bestanden synchroniseren en bewaren in de cloud

Communicatieplatform

Communicatieplatform

…………………………………

Voordelen van SharePoint als documentbeheersysteem (DMS)

Alle data gecentraliseerd

Elk document staat op het intranet. Via een geavanceerde zoekfunctie vindt iedereen alles terug in enkele klikken.

Online samenwerken

Teams en SharePoint kunnen perfect gecombineerd worden.
Met SharePoint ziet u wie het document als laatste wijzigde, houdt u alle wijzigingen per gebruiker bij en kan u eerdere versies van documenten herstellen.

Volledig op maat van uw bedrijf / flexibel

U zet SharePoint compleet op volgens uw behoeften, u ontwerpt de ‘website’ zoals u wil.

Toegankelijk en gebruiksvriendelijk

Het is eenvoudig in te stellen en te gebruiken vanop elk apparaat.

Betaalbaar

Geen dure programmakosten, maar geïntegreerd in uw Office 365.

Met SharePoint vermijd u dit voorbeeld:
Medewerkers slaan documenten op hun pc of op een harde schijf op.
Willen zij een document delen met een collega, dan voegen ze het als bijlage aan en e-mail toe en verzenden het. Wanneer de collega het document wil aanpassen, slaat hij de bijlage eerst op en maakt een nieuwe versie. Dan stuurt hij het terug via e-mail. 
Een ingewikkeld proces met risico op fouten, want hoe weet je wat de laatste versie van een document is?

Werken met een teamsite of een communicatiesite in SharePoint ?

Communicatie

Een teamsite is een locatie op het web waar u en uw team samen aan projecten kunnen werken en documenten kunnen raadplegen die voor het project belangrijk zijn en dat op iedere apparaat.

Deze teamsite bestaat uit verwante webpagina’s en een standaard bibliotheek voor bestanden, lijsten en webonderdelen.
U kan alles aanpassen aan uw noden en aan de workflow die uw organisatie verkiest.

Als u alleen maar informatie wil aanbieden aan een breed publiek, dan is een communicatiesite een beter idee.
Hier past een klein team de inhoud aan en raadpleegt een groter publiek de informatie.

Een site creëren valt echt mee. SharePoint zet u goed op weg.

Eenvoudig workflows maken met het PowerPlatform

Een organisatie draait pas goed wanneer er een goede workflow is, wanneer iedereen de verschillende werkprocessen kent en wanneer die processen ook eenvoudig kunnen opgesteld worden.

Met Microsoft PowerPlatform ontwerpt u eenvoudige maar ook heel complexe processen.
De werkstroom kan zelf in gang gezet worden door de gebruiker of automatisch worden opgestart op basis van een of andere gebeurtenis in SharePoint.

Het is een soort schema van acties met een begin en een einde en de stappen ertussen.

Wanneer u een workflow ontwerpt, bepaalt u bijvoorbeeld wie er op de hoogte wordt gebracht wanneer een document wordt toegevoegd of aangepast, wie gevraagd wordt voor een revisie … 
U kan heel wat acties aan één specifieke voorwaarde koppelen.

Microsoft SharePoint Designer heeft al heel wat kant-en-klare voorwaarden opgenomen.
U hoeft ze enkel aan te klikken of aan te passen.

Workflow

Process Delight en SharePoint

Bij Process Delight zijn we iedere dag in de weer om het documentbeheer, de processen en de communicatie van onze klanten te organiseren. Microsoft SharePoint is de ideale tool om een vlotte digitale werkplekervaring te creëren.

Minder chaos, een betere samenwerking en digitaal comfort, dat bieden we aan.

U wordt niet aan uw lot overgelaten. Bij Process Delight luisteren we naar u en zoeken we uit wat uw bedrijf nodig heeft. Nadien bouwen we een product dat klaar is voor de toekomst. Steeds met de allernieuwste updates.

U krijgt een degelijke uitleg en wordt nadien verder gemonitord.

Bij Process Delight bent u in goede handen.

Werkt u al met Office 365, maar is SharePoint nog niet geïnstalleerd?
Hebt u SharePoint, maar gebruikt het niet voldoende?
Werkt u met een apart systeem op een intranet, maar krijgt u geen updates meer?

Deel dit artikel

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Ook interessant