Le noyau
- Le service financier d'Accent Group était à la recherche d'une application lui permettant de contrôler et de suivre efficacement ses tâches mensuelles (à la clôture).
- Les tâches sont interdépendantes et réparties entre environ six départements.
- Le parcours de numérisation de la co-création et du co-apprentissage mène aux tâches d'AJ (Microsoft Power Apps).
- L'application comprend un bloc de tâches par défaut qui crée automatiquement de nouvelles tâches à un certain moment récurrent.
- Les tâches sont liées les unes aux autres, c'est-à-dire que la première tâche doit être achevée avant que la suivante ne puisse être lancée, et doivent être attribuées à certains employés des différentes équipes.
Le déclencheur
Dès notre arrivée, nous avons été chaleureusement accueillis par Dieter De Nolf, Reporting Specialist, et Damien Daenen, Finance Manager chez Accent Group. Ces messieurs, qui sont conjointement responsables de la gestion financière, du traitement et du reporting Power BI de toutes les entreprises de la société de placement de talents, ont travaillé en étroite collaboration avec certains de nos développeurs au cours des derniers mois. Les partenaires de discussion idéaux, donc, pour examiner à quoi ressemble un tel chemin vers l'automatisation des processus chez ProcessDelight.
"Nous avions nous-mêmes expérimenté les Power Apps pendant un certain temps", explique Damien. "Nous connaissions donc déjà plus ou moins les possibilités, mais nous nous sommes demandés : quelles sont les possibilités maintenant que vous êtes effectivement un spécialiste de l'utilisation de cet outil ? En effet, le département financier d'Accent Group a remarqué qu'il était confronté à un problème de liste de contrôle. Un courriel de ProcessDelight lui a apporté du réconfort. "Comme nous avions déjà une certaine expérience de l'outil et qu'un processus ne fonctionnait pas de manière optimale, votre courriel nous a interpellés. Nous avons donc rapidement demandé une session de démonstration avec Christopher (De Groote, Lead Developer) afin d'examiner ensemble ce qui était possible".
"Le pointage mensuel des tâches dépendantes et interdépartementales".
Chaque client qui passe par notre processus de numérisation bénéficie d'abord d'une séance d'inspiration et d'un atelier gratuits. C'est ainsi que nous créons ensemble des solutions sur mesure, y compris chez Accent Group. "Lors de la session d'inspiration et de l'atelier, nous avons analysé ensemble certains de nos processus qui ne fonctionnaient pas encore de manière optimale", se souvient Damien. "En fin de compte, il ne restait plus que notre check-list de clôture, principalement parce que nous gérons entièrement ce processus en interne et que nous pouvions donc agir plus rapidement."
C'est ainsi que les choses ont commencé à bouger. Plus précisément, le département financier d'Accent Group était à la recherche d'une application qui lui permettrait de vérifier et de suivre ses tâches mensuelles de manière simple. "Après tout, l'un des principaux objectifs de notre département est de réduire le délai de clôture. Dans le cadre de ce processus complexe, environ six départements exécutent des tâches différentes et interdépendantes. Nous voulions cartographier ces dépendances afin d'optimiser notre fonctionnement", explique Damien. "Après tout, une telle application offre également de nouvelles perspectives, puisque nous pouvons désormais collecter des données sur ce processus. Chacun doit s'enregistrer lorsqu'il commence et termine une tâche. Cela nous permet de découvrir les goulets d'étranglement et d'optimiser le processus. Autant de choses qu'Excel, avec lequel nous gérions nos tâches, ne permet pas".
"Après tout, une telle application offre également de nouvelles perspectives, puisque nous pourrions désormais collecter des données sur ce processus."
"Grâce à la co-création, nous pouvons maintenant lancer un projet similaire de manière indépendante.
Chez ProcessDelight, nous estimons qu'il est extrêmement important que les solutions informatiques soient entièrement adaptées aux besoins et aux souhaits du client. Pour ce faire, nous fournissons des conseils à chaque étape du processus par le biais de la co-création et du co-apprentissage. Une méthode de travail qui a également été bien accueillie par Accent Group, comme en témoigne Dieter.
"Au départ, nous pensions pouvoir travailler de manière un peu plus indépendante en termes de co-création, mais notre connaissance des Power Apps s'est vite avérée insuffisante. Bien que nous ayons laissé beaucoup de choses à Rino (Gulisano, développeur) et Christopher (De Groote, développeur en chef) en ce qui concerne le développement pur, nous avons beaucoup appris de cette collaboration. Nous comprenons enfin le mode de développement de base de l'application et savons comment et où changer quelque chose. C'est sans aucun doute le plus grand avantage de travailler de manière co-créative, car cela n'aurait pas été possible sans aide".
"Comme c'était la première fois pour nous, nous avons dû observer, mais je pense que, grâce à cette méthode de travail, nous serions maintenant capables de nous lancer dans un projet similaire de manière indépendante", ajoute Damien. "En fait, c'était un processus très agréable, un bon outil... Et fluide ! Nous avons pu passer du début à l'UAT/au test en direct en deux mois environ", se réjouit Dieter. "Nous avons rapidement répondu à toutes les questions et expliqué comment tout fonctionnait. Le délai était très court. Damien ajoute : "Et cela ne va pas de soi. Par expérience, nous avions l'impression que les développeurs ne reprenaient contact, souvent par le biais d'un intermédiaire, que lorsque quelque chose était terminé. Ce n'est absolument pas le cas aujourd'hui. Nous avons eu des contacts directs et très fluides avec l'un et l'autre presque tous les jours.
"Nous continuons à recevoir quotidiennement des commentaires positifs de la part de nos collègues.
Notre soutien ne s'arrête pas après la mise en œuvre de la solution informatique. Même dans la phase de suivi, nous sommes aux côtés de nos clients pour rendre l'intégration et la transition aussi agréables que possible. L'important est de respecter le rythme et la méthode de travail du client et de ses collaborateurs. Et chez Accent Group, cette méthode de travail a été mûrement réfléchie.
Dieter explique : "Après la mise en œuvre, nous avons délibérément laissé reposer le contact pendant un certain temps afin que de véritables tests puissent avoir lieu, pour ensuite nous asseoir avec Rino et Christopher avec un retour d'information concret sur les tests. Après avoir tout passé en revue ensemble, nous étions toujours au courant des solutions, des bogues, des changements... À partir de ce moment-là, il y a eu de nouveau beaucoup d'interaction". "En fait, nous avons également choisi cette méthode de travail, parce que nous savons que les premiers UATs de tous les résultats, mais nous ne savons pas exactement quels sont les problèmes", ajoute Damien avec enthousiasme. "Est-ce parce que quelque chose ne peut pas être fait ou est-ce une question de changement et d'apprentissage ? C'est pourquoi nous avons voulu procéder à un filtrage préalable afin de ne pas trop perturber les développeurs à ce moment-là. Il y a donc eu un certain nombre de petits ajustements concernant la facilité d'utilisation qui sont ressortis de l'UAT. De petites choses comme un filtre supplémentaire ou une liste supplémentaire... De petits changements qui ne sont pas nécessairement liés au noyau, mais qui sont liés à la facilité d'utilisation. Le noyau était en fait très bon dès le départ, il ne restait plus qu'à faire quelques ajustements finaux".
Grâce à cette précieuse contribution, l'application, baptisée AJ Taskss'est progressivement imposée comme la solution sur mesure recherchée par Accent Group. Après tout, ce principe est d'une importance capitale. La technologie est au service des personnes et de l'organisation, et non l'inverse. Et nous parlons aussi bien des fonctionnalités que de l'aspect et de la convivialité. "En termes de mise en page, nous avons optimisé les couleurs afin qu'elles s'intègrent encore mieux dans le reporting que nous avions déjà (en mettant un peu plus en évidence les couleurs standard, etc.) En ce qui concerne les fonctionnalités, l'utilisation, les boutons, l'apparence et les pages, tout a été discuté au préalable dans le plan directeur. C'est en partie pour cette raison que nous recevons des commentaires positifs de la part de tous les utilisateurs quotidiens sur la qualité de l'outil et sur les améliorations qu'il apporte par rapport à l'ancienne méthode de travail avec Excel", déclare Dieter.
Profil du client
Accent, fondée en 1995, est une société de placement de talents qui dispose du plus grand réseau de bureaux spécialisés en Belgique. Accent emploie plus de 18 000 personnes par jour et fait partie de House of HR, un holding international comprenant de nombreuses entreprises spécialisées actives dans les ressources humaines.
En tant qu'entreprise de placement de talents, elle constitue un lien important entre les talents sur le marché du travail, d'une part, et les employeurs, d'autre part. Pour les demandeurs d'emploi, il s'agit d'un "job coach" qui identifie et aide à découvrir leurs talents. Pour les entreprises, ils sont un véritable partenaire RH qui ne se contente pas de rechercher le bon talent pour le bon poste, mais qui fournit également des conseils et un soutien pour conserver ces talents. Le département financier du groupe Accent s'occupe de la gestion ou du traitement financier de toutes les entreprises du groupe Accent. La plus connue ou la plus importante est Accent Jobs for People, mais elle dessert également Now Jobs (flexi-jobbers et étudiants), Gighouse (freelances), CTRL-F (Search & Selection) et Talent Lab, entre autres.
"Cet outil nous permettra sans aucun doute de gagner du temps.
Après l'UAT et l'utilisation simultanée de l'ancien et du nouveau système lors de la clôture en juin, l'équipe a été entièrement convaincue de la nouvelle méthode de travail. Par conséquent, le tout nouveau processus entièrement automatisé basé sur Microsoft Power Apps a été mis en service à la fin du mois de juillet. Une méthode de travail qui est clairement plébiscitée. "Bien qu'il soit encore trop tôt pour tirer des conclusions sur les effets de l'automatisation des processus en termes de gain de temps, nous pouvons déjà constater que toutes les tâches et dépendances sont plus faciles à suivre et, comme je l'ai dit au début, la valeur ajoutée du suivi et de l'identification de nos goulets d'étranglement nous fera sans aucun doute gagner du temps. Nous n'avons donc pas ralenti le rythme", s'amuse Damien.
Pour Dieter, en tant que spécialiste des rapports, il était particulièrement agréable d'étendre ses connaissances sur des outils tels que Power Apps, Power Automate et Dataverse et d'acquérir de nouvelles connaissances. "S'il s'était agi d'autres entrepôts de données et d'autres États, nous aurions eu besoin du département informatique pour aller de l'avant. Il n'y a donc pas eu d'obstacle. Par exemple, j'ai déjà pu connecter moi-même les tables Dataverse et Power BI pour voir comment se déroulait le reporting". Damien poursuit : "C'est maintenant l'étape suivante. Nous avions déjà des spécialistes internes de Power BI, donc le reporting n'était pas nécessaire. C'est aussi l'avantage de ce processus. Nous pouvions vraiment commencer à choisir où nous avions besoin d'aide et où nous n'en avions pas besoin. Maintenant que l'outil est en place, nous pouvons y associer le reporting et commencer à le gérer nous-mêmes, car nous disposons de cette spécialisation en interne.
Damien explique également comment l'utilisation d'AJ Tasks et de Power Apps s'aligne sur la vision prospective de son service. "En fait, nous essayons constamment de remettre en question nos processus, en faisant le choix entre une solution de contournement et la modification de notre système source par le codage. Si quelque chose peut être amélioré, nous allons ajuster le processus et parce que ces ajustements ont déjà amélioré la facilité d'utilisation dans la majorité des cas, l'équipe nous fait également confiance pour penser : allons-y!
