Le théâtre urbain du futur.
Non, nous ne leur avons pas donné ce titre : c'est en fait ainsi que le NTGent se décrit. Et ce n'est pas tout : en plus d'avoir rédigé un manifeste contenant 10 règles auxquelles un tel théâtre urbain du futur doit satisfaire, ils ont également consulté Process Delight. Le contenu et la production de leurs pièces étaient peut-être adaptés aux besoins de la société actuelle et future, mais leur fonctionnement interne ne l'était pas. C'est ainsi qu'on nous a soudain proposé le rôle principal de leur dernière pièce : "Au secours, notre facturation est inefficace et prend beaucoup de temps". Une histoire taillée sur mesure pour nous.
Profil du client : NTGent
Le Nederlands Toneel Gent(NTGent ou NTG) est un théâtre municipal de Gand, fondé en 1965. Sa mission est d'interroger, de motiver et d'émouvoir un public varié. Pour ce faire, il crée et présente des productions de haut niveau et utilise le théâtre pour le débat social. Depuis 2018, la direction artistique du NTGent est confiée au metteur en scène, sociologue et homme de théâtre suisse Milo Rau, qui, lors de sa nomination, a rédigé un manifeste auquel le théâtre de la ville du futur devrait répondre.
De la facturation manuelle...
Notre histoire avec NTGent a commencé par un problème concernant les activités financières du théâtre. Par exemple, le suivi des factures et des bons de commande était encore entièrement manuel et tout était donc imprimé et archivé dans des dossiers. Outre le fait qu'il s'agit d'une méthode de travail très chronophage et inefficace, elle n'est pas non plus conforme à l'objectif futur de réduction de l'empreinte écologique du théâtre. Compte tenu de la forte évolution vers un monde numérique, NTGent a cherché un partenaire capable de lui offrir un confort numérique accru.
... à l'automatisation.
À quoi a donc ressemblé concrètement la solution fournie par nos Digital Comfort Providers, en suivant évidemment notre méthode bien connue de consultation et de contribution mutuelles avec le client ? En tant qu'experts en automatisation des processus administratifs, nous avons créé un tableau de bord clair. Ce tableau de bord, illustré dans l'image ci-dessous, constitue une couche claire et conviviale au-dessus de la bibliothèque SharePoint où les personnes autorisées ajoutent leurs factures et leurs bons de commande.
Cet ensemble de données est lié à une application construite dans Power Apps. Cette application veille à ce que seules les personnes responsables soient désignées pour les factures et les bons de commande pour lesquels elles sont habilitées. Ils peuvent ainsi consulter, approuver ou rejeter ces documents dans leur tableau de bord personnel.
Tout est bien qui finit bien.
Les avantages ? Ils résident principalement dans la facilité d'utilisation, le gain de temps et la sécurité offerts par l'application. Le temps de traitement pour l'approbation ou le rejet des factures et des bons de commande a énormément diminué, NTGent peut démarrer les flux lui-même, consulter tous les documents dans un tableau de bord central (si l'on y accède) et télécharger des informations en cas de besoin. L'avenir numérique et sans papier s'annonce donc pour le théâtre municipal de Gand.
