Introduction
À l'approche des fêtes de fin d'année, Process Delight apporte une touche d'innovation numérique à l'une des traditions les plus appréciées de Flandre. Dans cette lettre d'information mensuelle, nous expliquons comment nous avons collaboré avec ce distributeur de colis international et réputé, qui a préféré garder l'anonymat, pour optimiser un projet de grande envergure grâce à une transformation numérique à dimension humaine.
Défi
Ce client est confronté chaque année à la même mission : rendre heureux les enfants du monde entier en leur livrant toutes sortes de colis. Une mission formidable, mais aussi un énorme défi logistique. Comment s'assurer que chaque colis arrive à temps et au bon endroit ? Et comment garder une vue d'ensemble de toutes les commandes et de la communication avec les parties prenantes ? C'est pour ces questions que ce nouveau client est venu frapper à la porte de Process Delight.
Solution
Qu'il s'agisse d'une multinationale ou d'une PME, le principe que nous suivons pour guider les entreprises dans leur transformation numérique reste toujours le même : la structure en trois piliers de l'automatisation des processus, de la gestion des données et des documents et de la communication. Cela nous permet de personnaliser la numérisation pour les employés, ce qui conduit à un stress numérique minimal, à la satisfaction des employés et à une augmentation de la productivité.
Comment avons-nous commencé ?
Pratiquer
1. Automatisation des processus
Après avoir dressé la carte de toutes les parties prenantes, des tâches et des processus dépendants, nous avons pu utiliser un logiciel de gestion de projet avancé pour coordonner les nombreuses tâches liées à la livraison des colis.
L'outil ? Ishtar.Projects, une application qui permet d'attribuer facilement des tâches, de déterminer les itinéraires de livraison et de fournir une vue d'ensemble de tous les délais et priorités. Cela a permis à chaque colis d'arriver au bon moment et au bon endroit, avec une intervention humaine minimale.
2. Gestion des données et des documents
L'énorme quantité de documents papier constituait également un problème majeur pour notre client. Après l'automatisation des processus, le défi suivant consistait à numériser cette grande quantité de documents - les nombreuses listes de souhaits - et à les stocker dans une structure centrale en nuage.
Le fait de lier les métadonnées à ces listes de souhaits a également permis d'accélérer considérablement le processus de recherche. Autre avantage du logiciel de gestion de projet susmentionné : il est parfaitement compatible avec une telle structure centrale en nuage, grâce à sa compatibilité avec Microsoft. Il est parfaitement compatible avec une telle structure centrale en nuage, grâce à sa compatibilité avec Microsoft. Ainsi, la recherche laborieuse pour savoir quelle liste de souhaits appartient à quel enfant est maintenant complètement terminée.
3. Une communication efficace
Un dernier défi très important pour le confort numérique des employés : la rationalisation de la communication interne et externe. Le courrier et la circulation des lettres ont été remplacés par des outils de communication en temps réel de Microsoft Teams, toujours pour que toutes les données sur les projets soient rassemblées dans une base de données centrale et pour que les employés puissent mieux se concentrer sur leurs tâches principales.
Un autre aspect important était de déterminer qui avait accès à quelles informations. Les employés internes avaient un accès direct à l'environnement SharePoint. Les employés externes, tels que les géants du jouet, avaient accès à un portail web lié à l'environnement SharePoint. Pour en savoir plus sur ce système, consultez ce blog!
Conclusion
Le résultat ? La livraison de colis la plus rapide de mémoire d'homme, beaucoup moins d'erreurs et, surtout, beaucoup d'enfants et d'employés heureux ! Ce résultat est manifestement le fruit d'une collaboration, d'une co-création et d'une réflexion innovante de part et d'autre. Ce n'est qu'ainsi que nous avons pu réaliser une transformation numérique à l'échelle humaine et que les nombreux employés ont pu se concentrer sur ce qui compte vraiment : répandre la joie et le bonheur.
Joyeuses fêtes de Saint-Nicolas de la part de Process Delight !
