Document management als basis van digitaal welzijn.
Tijdverspilling & stress
Inleiding
Wat zou jouw onderneming kunnen verwezenlijken, moest het 522 uur extra kunnen besteden aan kernactiviteiten per jaar?
Onderstaande statistiek is immers niet zomaar uit de lucht gegrepen. Business Analyst Alexander Beyens stelt dagelijks digital roadmaps op voor klanten van bedrijven uit elke grootteorde en telkens valt op hoezeer werknemers niet alleen veel tijd verliezen aan het zoeken en bewaren van documenten, maar er ook enorme stress van ervaren.
Het gros aan data binnen een bedrijf groeit namelijk dagelijks. Zonder een digitaal opslagsysteem voor data bent u als bedrijf snel de grip op de documentenstroom kwijt. De groeiende populariteit van overzichtelijk en efficiënte DMS-platforms, is dan ook een logisch gevolg. In onderstaande blog gaan we dieper in op de kracht van efficiënt document management voor bedrijven, zowel in termen van productiviteit als van werknemerstevredenheid.
De toekomst is nu.
Hoe zijn we hier beland?
Steeds meer bedrijven werken paperless. De tijd van archiefkasten vol dossiers en mappen is voor veel bedrijven en organisaties ondertussen dan ook verleden tijd. Alhoewel. In tijden van hybride werksituaties en glijdende werkroosters, blijken veel bedrijven nog niet voorbereid op de digitale evolutie van de toekomst.
Zij die met lokale computersystemen werkten ondervinden meer en meer problemen. Want hoe kunnen werknemers van thuis uit werken wanneer het noodzakelijk werkmateriaal op een lokale server staat of stof staat te vergaren in archiefkasten? De oplossing, u voelt ons al komen, is een passend document management systeem (DMS) . De sleutel voor het zorgeloos schakelen naar digitaal comfort.
DMS, wat is dat?
Eén database in de cloud.
Een DMS of Document Management System beheert alle documenten en informatie op één systeem in de cloud. Op die manier is deze data voor de hele organisatie, in principe, van waar ook ter wereld toegankelijk. Alle documenten uit verouderde folders op de computer en archiefkasten, staan nu afgestoft en digitaal opgeslagen in één database. Elke belanghebbende beschikt over de juiste, actuele en goedgekeurde documenten.
Het gros aan data binnen een bedrijf groeit namelijk dagelijks. Zonder een digitaal opslagsysteem voor data bent u als bedrijf snel de grip op de documentenstroom kwijt. De groeiende populariteit van overzichtelijk en efficiënte DMS-platforms, is dan ook een logisch gevolg.
8 manieren om uw data te stroomlijnen
De voordelen van een efficiënt DMS
Eén centrale bron van informatie
- Een DMS beheert, centraliseert, structureert en stroomlijnt alle informatie van een organisatie. Data blijft binnen handbereik, waar de gebruiker zich ook bevindt.
Eenvoudige zoekfunctie
- Door metadata te koppelen aan iedere file in het systeem, vindt elke belanghebbende meteen wat hij nodig heeft.
- Metadata is informatie over informatie en klasseert zo efficiënt bestanden volgens verschillende labels. Interessant begrip hé? Lees er hier meer over!
Actuele versies
- U maakte het ongetwijfeld al mee: na enkele uren zwoegen, merkt u dat u niet in de juiste of in een verouderde versie van een document aan het werken bent. Een DMS-platform laat toe om toegangen te beheren, en enkel de meest actuele versie weer te geven.
- Verminder frustraties bij uw werknemers, spendeer uw tijd efficiënter en beperk uw opslagruimte aanzienlijk.
Status van het document
- Met een DMS verstuurt u documenten naar de juiste personen én geeft u deze personen de mogelijkheid om een bepaalde status aan elk document te koppelen.
- Zo ziet de ontvanger meteen of een document in ontwikkeling is, wacht op goedkeuring of definitief is.
- Met dit systeem is het ook eenvoudig om een workflow vast te leggen. Iedereen weet wanneer ze een handeling moeten verrichten en zo wordt samenwerken efficiënt en eenvoudig.
Geavanceerde zoekfunctie
- Het doel van een DMS is dat iedere medewerker in max. 2 clicks de juiste documentatie kan vinden om zijn taken zo efficiënt mogelijk uit te voeren.
- Zonder DMS is het zoeken naar een specifiek document of dossier een tijdrovende en intensieve bezigheid.
Beheer van machtigingen
- DMS laat ook toe om rechten toe te kennen aan de verschillende gebruikers. U kiest wie wat kan doen: aanpassen, raadplegen, goedkeuren. Dat doet u door de autorisatie te bepalen.
Voor alle bestandstypes
- PDF, Powerpoint, Word, Excel, CAD, video, e-mails… Noem maar op, een DMS beheert het! Ideaal om het versiebeheer of de opvolging van een project nauw op te volgen.
Integratie met andere applicaties
- Bijna ieder Document Management Systeem kan u integreren met andere applicaties zoals ERP, HRM, CRM of een boekhoudpakket. U voert gegevens op één plek in en de andere applicaties nemen de informatie over. Van efficiënt databeheer gesproken.
Ishtar365
Het Ishtar365-platform met al zijn applicaties vormt de gebruiksvriendelijke werkplaats van de toekomst.
Bloei als future-proof bedrijf dankzij dit gecentraliseerd, digitaal vertrekpunt dat processen automatiseert en door centraal databeheer inzichten biedt ter optimalisatie van de werking van uw bedrijf.
